Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sistem adalah:
sistem n 1 perangkat unsur yg secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas; 2 susunan yg teratur dr pandangan, teori, asas, dsb; 3 metode
Sedangkan menurut Kamus Oxford: set of connected things or parts ; organized body of things ; considered principles of procedure or classification ; method
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah hubungan yang harmonis dan teratur antar bagian dalam satu kesatuan dan hubungan tersebut dapat berupa aturan2, prinsip2 dan peosedur2 yang disepakati bersama.
Lalu apa bedanya sistem dengan manajemen? Manajemen adalah proses atau usaha memakai sumber daya secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi manajemen berhubungan dengan sumber daya atau hardware, sedangkan sistem berhubungan dengan aturan, prinsip, prosedur, kebijakan dll yang dapat dartikan juga dengan software. Jadi sistem manajemen merupakan gabungan dari hardware dan software yang akan membuat suatu organisasi dapat berjalan sesuai arah dan proses yang diinginkan. Lalu pertanyaan mendasar, apa sebenarnya fungsi suatu sistem? Bagaimana jika suatu organisasi memiliki manajemen namun tidak memiliki sistem? Organisasi tersebut bisa saja sangat maju, karena manajer yang menangani fungsinya di organisasi tersebut dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan penuh dedikasi. Lalu, jika sang manajer pension atau pindah ke perusahaan lain, bisakah organisasi tersebut tetap maju dan jaya? Jawabannya bisa ya dan bisa tidak. Ya, jika penggantinya memiliki kapasitas, kapabilitas serta semangat dan disiplin yang sama dengan pendahulunya. Namun tidak, jika penggantinya kurang smart, atau kurang kompeten atau kurang semangat atau kurang disiplin atau gabungan dari komponen2 tersebut. Jadi, dengan adanya sistem, maka siapapun yang menjadi pemimpin tertinggi suatu organisasi, akan dapat menjalankan tugas dan kewajibannya minimal sama baiknya dengan pendahulunya. Itu karena, sudah ada penuntun, prosedur dan aturan yang akan mengarahkan orang yang menduduki posisi tersebut dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan benar. Apakah bisa ada sistem, tapi tidak ada manajemen? Mungkin jawaban pertanyaan ini bisa beragam, karena beda orang mungkin bisa berbeda pendapat dalam menjawab pertanyaan ini.
Biasanya, manajemen itu sudah merupakan sistem atau merupakan bagian utama dari sistem. Jadi, dengan menciptakan suatu sistem, maka terdapat unsur manajemen didalamnya. Namun kalau mau